Parlare di organizzazione di un intervento significa occuparsi della traduzione in pratica di un progetto. Anche  l'organizzazione, come la progettazione, e una procedura  che segue logiche e procedimenti sempre sostanzialmente simili, al di la del contenuto cui si riferiscono.Inoltre,  in un certo senso, senza l'organizzazione non e  possibile neanche  realizzare un progetto, inventarlo, predisporlo  nelle  sue linee  generali.  Da  queste brevi note  si  ricavano  due  elementi fondamentali che connotano e caratterizzano l'organizzazione:- la   pianificazione  intesa  come  "scaletta  e  calendario  degli   impegni"  che  coinvolgono  un gruppo  di  persone  interessate  a   qualcosa  di comune dal momento in cui decidono di farla  fino  al   momento  in  cui traggono le conclusioni sull'intervento  da  loro   realizzato;- l'assegnazione  di incarichi, ruoli,  funzioni,  responsabilita  a   coloro che sono coinvolti in certe attivita.Entrambi questi aspetti dell'organizzazione sono indispensabili alla realizzazione di una qualsiasi attivita, sia essa a fondo sociale  o comunitario,   o   finalizzata  a  rendere   un'azienda   produttiva competitiva a livello di mercato.
E' piu facile pero che i  principi organizzativi  vengano applicati nella seconda situazione che  nella prima: spesso nel campo del sociale ci si affida al caso, alla buona volonta,  alle  approssimazioni, ritenendo  comunque  che  qualsiasi risultato sia meglio di niente. In realta un'organizzazione carente influisce negativamente non solo in   tempi  brevi,  provocando  o  facilitando  il   fallimento   di un'iniziativa,  ma  anche sulla distanza, in  quanto  demotiva  alle iniziative   future  sia  i  possibili  utenti  (che  non   vorranno facilmente  partecipare  ad un tipo di attivita gia  sperimentata  e risultata  fallimentare), sia i promotori e i loro sostenitori  (che non vogliono ripetere esperienze frustranti).Una buona organizzazione -dunque-  e altrettanto importante in campo sociale che un buon progetto.Volendo dare delle indicazioni pratiche e trasferibili nella  realta su  come  fare per organizzarsi correttamente e  in  modo  efficace, faremo riferimento, dove sara necessario, alle indicazioni contenute nella  dispensa  "La  progettazione  di  un  intervento"  e   dunque considereremo  la  possibilita  di  un  gruppo  di  persone  che  si riuniscono per realizzare attivita con "scopi sociali".

1)  Ancor  prima  di aver formulato un'idea precisa,  se  il  gruppodecide  genericamente  di fare qualcosa rispetto ad  un  particolare problema e situazione, occorre decidere delle scadenze temporali che offrano  le  prime  indicazioni  riguardo ai  tempi  di  lavoro.  In particolare  va  fissato, anche in linea di massima, il  periodo  di tempo  destinato  alla precisazione dell'idea, almeno nel  senso  di riuscire  ad identificare, accanto ad un desiderio  indistinto,  uno degli elementi fondamentali alla predisposizione di un progetto.  In  pratica  si  tratta di individuare un problema su  cui  intervenire; oppure   un   obiettivo   da  raggiungere,   oppure   un'utenza   da privilegiare. Non   fissare  dei  termini  anche  in  questo  primo  momento   puo significare  dare  inizio ad una serie di discussioni senza  fine  e senza  esiti.  Entro  quando  va presa una  decisione?  Chi  lo  puo stabilire  in un momento in cui -magari- le discussioni sono  accese ed  i  punti  di  vista  sembrano  inconciliabili?  Se  invece   sin dall'inizio  ci  si e dati dei termini, si puo  evitare  una  simile difficolta.

2) A questo punto vanno ulteriormente precisati successivi tempi  di lavoro  che si ritengono necessari per la realizzazione delle  varie attivita.  E' utile in questa calendarizzazione prevedere anche  dei "tempi  di  recupero" nel caso sfortunato ci fossero dei  ritardi  o delle difficolta non previste, che pero rallentano il lavoro. In  questa  occasione  e anche possibile  prevedere  e  pianificare, almeno a grandi linee, quali sono le attivita o i momenti che  tutto il  gruppo  promotore  di  un'iniziativa  dovra  realizzare  con  la presenza  di tutti i suoi membri e quali sono invece quelli  in  cui sara  possibile  suddividere, o anche delegare ad altri,  i  compiti necessari. Fare  tutto tutti insieme ed in ogni occasione, oltre a  non  essere necessario e, spesso, inutilmente dispendioso e, a volte, generatore di  problemi  che potremmo definire "di menage" nel  senso  che  puo facilitare il sorgere  di problemi di rapporto fra persone che  sono continuamente costrette ad "omogeneizzarsi" autocontrollandosi nelle loro  tendenze naturali. Andrebbe infine individuato, fra i  membroi del  gruppo,  un coordinatore formale di tutta l'iniziativa:  a  lui spettera il compito di seguire l'intervento in ogni momento, con  la responsabilita ultima riguardo sia alle diverse fasi del lavoro, sia alle scadenze previste, sia al buon esito generale  dell'iniziativa. Questo   ruolo  e  questa  funzione  sono  fondamentali  e-   direi,irrinuncibili-  piu  l'intervento  che  il  gruppo  si  propone   di realizzare e complesso e di vasta portata: non ci si puo affidare al caso,  all'approssimazione, alla corresponsabilita perche, anche  se c'e  la  buona  fede, cio non  garantisce  risultati  efficienti.  E inoltre,  nel caso sorgano problemi imprevisti, non e chiaro  a  chi spetti  risolverli.  Se questa e una  situazione  superabile  quando organizziamo una festa in famiglia, puo diventare una catastrofe  in situazioni piu complicate.In  ogni caso un coordinatore generale non impedisce la presenza  di altri  coordinatori-responsabili di settore, che possano  rispondere responsabilmente di cio che gli e stato assegnato come incarico.

3) I coordinatori di settore vanno pero individuati  successivamente ad una serie di incontri finalizzati alla stesura del progetto  vero e proprio: mancando esso non e possibile capire cosa sara necessario successivamente.Dunque,  una volta precisato il progetto in tutte le parti  indicate (v.  dispensa  citata), si passa alla suddivisione dei  compiti  dei vari  ruoli fra i membri del gruppo. Per fare solo degli esempi:  ci sara chi si occupa di cercare gli appoggi e i patrocini o i soldi  - se  e stabilito che sono necessari-; qualcun altro preparera,  sulla scorta  delle  indicazioni  di  massima  di  tutto  il  gruppo,  gli strumenti  di  valutazione;  qualche  altro  si  fara  carico  della promozione dell'iniziativa attraverso manifesti, comunicati  stampa, ciclostilati  ecc.  E  cosi via, a  secondo  della  complessita  del progetto che si intende realizzare.

4) Da questo momento in poi dovrebbero essere realizzati  2 tipi  di incontro:   uno  all'interno  di  ciascun  gruppo   operativo   (per realizzare  il compito che gli e stato affidato); uno invece  piu  a carattere generale, di coordinamento fra i gruppi (per verificare il procedere dei lavori, per intervenire in caso di problemi nuovi, per inserire correzioni o aggiunte dove ritenuto necessario). Se le persone coinvolte nella realizzazione del progetto sono molte, gli incontri di coordinamento potrebbero riunire solo i coordinatori di  ciascun  settore operativo; se invece il numero  e  ristretto  e ricalca le persone del gruppo promotore stesso, gli incontri possono prevedere la presenza di tutti.

5) Una volta provveduto all'organizzazione "per itinere"  precedente alla  realizzazione vera e propria dell'"evento", occorre  occuparsi dell'oganizzazione dell'attivita durante il suo svolgimento. Se  per es.  e stata organizzata una festa di carnevale per tutti i  bambini di un quartiere con giochi e divertimenti vari, occorrera  stabilire chi si occupera di far giocare i bambini, chi gli offrita dolciumi e premi, e cosi via. A seconda delle possibilita del gruppo promotore, nel senso se dovra occuparsi   direttamente   o  no  della   gestione   dell'intervento progettato, vanno di nuovo stabiliti i compiti da svolgere e  divisi gli incarichi ed i ruoli.